Automatische leden registratie bij VWB inrichtingen

Sinds 2000 vermeld de VWB op haar lidkaarten het lidnummer in barcode. Hierdoor kan de registratie van de aanwezige deelnemers bij uitstappen een stuk gemakkelijker, sneller maar vooral ook juister gemaakt worden.

De automatische registratie van de aanwezigen heeft vooral voordelen voor de vwb. De manueel ingevulde aanwezigheidslijsten (die dikwijls moeilijk te lezen zijn) zijn ondertussen reeds afgeschaft en alle inschrijvingen moeten reeds elektronisch aan het vwb secretariaat doorgegeven worden.

Voor de organiserende club kan het een aantal zaken vergemakkelijken. Je kan bevoorbeeld zien wanneer het druk is aan de inschrijving en naar bezetting van de inschrijvingstafel kan dat een voordeel zijn. De club kan gemakkelijk zien wie er allemaal is komen fietsen.
De inschrijving kan "vollediger" gebeuren via het vwb (en andere federaties) ledenbestand. Bv: een aantal vwb leden hebben hun vergunning niet bij zich of is het te moeilijk om het boven te halen (vb bij slecht weer). Via het ledenbestand, kunnen de namen makkelijk opgezocht worden.
Het zichtbaar tonen van de lidnaam is bovendien een extra controle over de juistheid van de ingevoerde gegevens.

De covid-19 pandemie van 2020 en 2021 heeft heel wat impact (of toch gehad eens we er vanaf zijn) op het organiseren van fiets tochten. Denk hierbij aan voor-inschrijvingen en betalen dat meer en meer zonder cash geld gebeurd (of zelfs verplicht was). Al deze vereisten zijn verwerkt in de VwbRit software maar dat heeft als implicatie dat de oude offline versie van de software niet meer beschikbaar is sinds 31-mei-2021. Het was immers niet doenbaar om beide versies te voorzien op alle nieuwigheden.
De "online" VwbRit software (in de "cloud") kan je als web pagina gebruikt via een actieve internet connectie. Je kan de software direct gebruiken zonder enige installatie op je pc MAAR je moet wel een werkende internet connectie hebben op de plaats van de inschrijving. Meer informatie over de cloud versie van de software kan je vinden op de online help pagina.

Gebruik van de online=cloud VwbRit inschrijving software

De online web gebaseerde versie van de VwbRit software is via https://www.grasoft.be/vwbrit/inschrijving te gebruiken (waarvoor je helemaal niets moet installeren en dus direct bruikbaar is)

In de nieuwe 2021 versie van de VwbRit software is een hele betaalmodule verwerkt (die je kan gebruiken maar het moet niet). Deelnemers kunnen cash betalen (als dat mag van de overheid) alsook elektronisch via payconiq/bancontact en hun QR-code systeem. Er zijn wel kosten verbonden aan het gebruik van dit elektronisch betalen maar tijdens het gebruik van de software komen kom je daar als organisator alles over te weten.
Payconiq is één van de weinige betaal systemen dat je kan gebruiken zonder extra hardware (zoals een betaal terminal) waardoor de instapdrempel klein is.
Je moet zelf als organisator geen klant zijn bij payconiq noch enig abonnement hebben. Je hebt ook geen betaalterminal nodig, alles zit standaard verwerkt in de toepassing zelf.

Alle documentatie is te vinden via de online help pagina's.

Vergeet, nadat alle deelnemers vertrokken zijn, de organisatie niet af te sluiten (via het rapport menu) en de gegevens door te sturen naar de VWB (wat maar aan 1 van de tafels moet gebeuren en dus niet aan elke tafel apart). Je zal na het afsluiten een mail krijgen met alle details van je organisatie. Je kan de organisatie details nadien nog altijd oproepen via https://www.grasoft.be/vwbrit/inschrijving/overzichtperjaar.php.

Voor vragen en opmerkingen kan je steeds terecht bij Ronny Aerts maar enkel via e-mail. Let op: enkel ondersteuning na 19u30 en helemaal geen ondersteuning in het weekend (want dan ga ik zelf fietsen). Tegen betaling kunnen altijd uitzonderingen gemaakt worden (na aanvaarding van de algemene voorwaarden).
Ga zeker ook eerst bij de veel gestelde vragen kijken vooraleer contact op te nemen.

Voor-inschrijvingen mogelijk voor alle organisaties

In de eerdere zomermaanden van 2020 mochten er terug organisaties doorgaan op voorwaarde dat alle deelnemers voor-ingeschreven waren. Nadien mocht er helemaal niks meer maar we hopen dat we ergens in 2021 toch terug mogen deelnemen aan georganiseerde tochten.

De mogelijkheid tot voor-inschrijven is nu helemaal ingebouwd in de VwbRit software (of dat nu verplicht is of niet) en voor alle organisatoren en deelnemers beschikbaar. De deelnemers kunnen één of meerdere voor-inschrijvingen uitvoeren via https://www.grasoft.be/vwbrit/inschrijving/voorinschrijving.htm. Er is wel de voorwaarde dat de organisator eerst het event heeft gestart en een aantal parameters ingebracht.
Alle voor-inschrijvingen dienen vooraf betaald te worden en dat gaat via payconiq/bancontact op je smartphone en hun QR-code systeem. Dit betaal systeem kan ook gebruikt worden aan de inschrijftafel (los van de voor-inschrijvingen en als de organisator dat geconfigureerd heeft). Alle kosten voor dit system worden gedragen door de organiserende club zodat de deelnemer niet extra moet betalen.
De voor-inschrijving module is volledig geïntegreerd met de inschrijving software zodat het aan de inschrijftafel duidelijk is wie wel of niet voor-inschrijven is (en dus al betaald heeft).

Ondertussen heeft de VWB zelf ook een voor-inschrijving module voorzien (via de VBR) dat vanuit VWB kalender pagina op te roepen is per organisatie. Deze module is echter NIET geïntegreerd met de VwbRit inschrijving software. Buiten het getoonde voor-inschrijving "ticket" is het maw niet mogelijk om te achterhalen of iemand voor-ingeschreven is. Voor dag licenties wordt er een niet unieke 90000000 barcode voorzien die NIET herkend wordt door de VwbRit software. Ook de QR code op het ticket (waarin het ticket nr zit) wordt niet herkend.

Top of this page Back to Homepage