Sinds 2000 vermeld de VWB op haar lidkaarten het lidnummer in barcode. Hierdoor kan de registratie van de aanwezige deelnemers bij uitstappen een stuk gemakkelijker, sneller maar vooral ook juister gemaakt worden.
De automatische registratie van de aanwezigen heeft vooral voordelen voor de vwb. De manueel ingevulde aanwezigheidslijsten (die dikwijls moeilijk te lezen zijn) zijn ondertussen reeds afgeschaft en alle inschrijvingen moeten reeds elektronisch aan het vwb secretariaat doorgegeven worden.
Voor de organiserende club kan het een aantal zaken vergemakkelijken. Je
kan bevoorbeeld zien wanneer het druk is aan de inschrijving en naar
bezetting van de inschrijvingstafel kan dat een voordeel zijn. De club kan
gemakkelijk zien wie er allemaal is komen fietsen.
De inschrijving kan "vollediger" gebeuren via het vwb (en andere federaties) ledenbestand. Bv: een aantal vwb leden hebben hun vergunning niet bij zich of is het te moeilijk om het boven te halen (vb bij slecht weer). Via het ledenbestand, kunnen de namen makkelijk opgezocht worden.
Het zichtbaar tonen van de lidnaam is bovendien een extra controle over de juistheid van de ingevoerde gegevens.
De covid-19 pandemie van 2020 en 2021 heeft heel wat impact (of toch gehad eens we er vanaf zijn) op het organiseren van fiets tochten. Denk hierbij aan voor-inschrijvingen en betalen dat meer en meer zonder cash geld gebeurd (of zelfs verplicht was). Al deze vereisten zijn verwerkt in de VwbRit software maar dat heeft als implicatie dat de oude offline versie van de software niet meer beschikbaar is sinds 31-mei-2021. Het was immers niet doenbaar om beide versies te voorzien op alle nieuwigheden.
De "online" VwbRit software (in de "cloud") kan je als web pagina gebruikt via een actieve internet connectie. Je kan de software direct gebruiken zonder enige installatie op je pc MAAR je moet wel een werkende internet connectie hebben op de plaats van de inschrijving. Meer informatie over de cloud versie van de software kan je vinden op de online help pagina.
Gebruik van de ONLINE=cloud VwbRit inschrijving software
De online web gebaseerde versie van de VwbRit software is via https://www.grasoft.be/vwbrit/inschrijving te gebruiken (waarvoor je helemaal niets moet installeren en dus direct bruikbaar is)
In de nieuwe 2021 versie van de VwbRit software is een hele betaalmodule verwerkt (die je kan gebruiken maar het moet niet). Deelnemers kunnen cash betalen (als dat mag van de overheid) alsook elektronisch via payconiq/bancontact en hun QR-code systeem. Er zijn wel kosten verbonden aan het gebruik van dit elektronisch betalen maar tijdens het gebruik van de software komen kom je daar als organisator alles over te weten.
Payconiq is één van de weinige betaal systemen dat je kan gebruiken zonder extra hardware (zoals een betaal terminal) waardoor de instapdrempel klein is.
Je moet zelf als organisator geen klant zijn bij payconiq noch enig abonnement hebben. Je hebt ook geen betaalterminal nodig, alles zit standaard verwerkt in de toepassing zelf.
Alle documentatie is te vinden via de online help pagina's.
Vergeet, nadat alle deelnemers vertrokken zijn, de organisatie niet af te sluiten (via het rapport menu) en de gegevens door te sturen naar de VWB (wat maar aan 1 van de tafels moet gebeuren en dus niet aan elke tafel apart). Je zal na het afsluiten een mail krijgen met alle details van je organisatie. Je kan de organisatie details nadien nog altijd oproepen via https://www.grasoft.be/vwbrit/inschrijving/overzichtperjaar.php.
Voor vragen en opmerkingen kan je steeds terecht bij Ronny Aerts maar enkel via e-mail. Let op: enkel ondersteuning na 19u30 en helemaal geen ondersteuning in het weekend (want dan ga ik zelf fietsen). Tegen betaling kunnen altijd uitzonderingen gemaakt worden (na aanvaarding van de algemene voorwaarden).
Ga zeker ook eerst bij de veel gestelde vragen kijken vooraleer contact op te nemen.
Sinds corona was de originele offline toepassing niet meer bruikbaar en voor een aantal origanisatoren was dat toch wel een probleem wegens het niet beschikken over een goed werkende internet verbinding. Sinds 1-okt-2022 komt aan dit probleem een einde door de invoering van een helemaal nieuwe VwbRit offline scanner toepassing.
De toepassing is bewust zo simpel mogelijk gehouden. Er is daardoor ook geen directe koppeling naar een organisatie voorzien, je kan enkel scannen waarbij er een controle is of de deelnemer gekend is bij de erkende federaties. De koppeling naar de organisatie gebeurd op moment van importeren in de online toepassing.
De nieuwe toepassing kan hier gedownload worden en eender waar op je computer bewaard en opgestart worden. Er is geen specifieke installatie nodig.
De toepassing heeft initieel wel een actieve internet connectie nodig om het downloaden van de referentie gegevens (zoals VWB, Cycling Vlaanderen en NTFU leden) mogelijk te maken (dat ingebakken zit in de toepassing). De internet connectie is niet meer nodig eens die downloads uitgevoerd zijn. De referentie gegevens mogen maximaal 7 dagen oud om nog gebruikt te kunnen worden. Het is dus van groot belang de offline toepassing opgestart te hebben op max 7 dagen voor de organisatie.
Na het afsluiten van de inschrijving (als alle deelnemers vertrokken zijn) moeten de deelnemers (per tafel) geëexporteerd worden naar een bestand om dan in de online te importeren en daar de organisatie af te sluiten.,
Het kan zijn dat je virus-scanner een probleem heeft met de downloaden en/of opstarten van de software omdat deze wereldwijd weinig gedownload en gebruikt wordt en daardoor per definitie verdacht is. Dit is op te lossen via een omweg die beschreven staat als help pagina.
In de eerdere zomermaanden van corona jaar 2020 mochten er terug organisaties doorgaan op voorwaarde dat alle deelnemers voor-ingeschreven waren.
De mogelijkheid tot voor-inschrijven is helemaal ingebouwd in de VwbRit software (of dat nu verplicht is of niet) en voor alle organisatoren en deelnemers beschikbaar. De deelnemers kunnen één of meerdere voor-inschrijvingen uitvoeren via https://www.grasoft.be/vwbrit/inschrijving/voorinschrijving.htm (deze link dient via uw website of sociale media bekend gemaakt te worden). Er is wel de voorwaarde dat de organisator eerst het event heeft gestart en een aantal parameters ingebracht.
Alle voor-inschrijvingen dienen vooraf betaald te worden en dat gaat via payconiq/bancontact op je smartphone en hun QR-code systeem. Dit betaal systeem kan ook gebruikt worden aan de inschrijftafel (los van de voor-inschrijvingen en als de organisator dat geconfigureerd heeft). Alle kosten voor dit system worden gedragen door de organiserende club zodat de deelnemer niet extra moet betalen (wat zo ook door de Belgische wetgever voorzien is bij elektronische betalingen).
De voor-inschrijving module is volledig geïntegreerd met de inschrijving software zodat het aan de inschrijftafel duidelijk is wie wel of niet voor-ingeschreven is (en dus al betaald heeft).
Ondertussen heeft de VWB zelf ook een voor-inschrijving module voorzien (via de VBR) dat vanuit VWB kalender pagina op te roepen is per organisatie. Deze module is echter NIET geïntegreerd met de VwbRit inschrijving software. Buiten het getoonde voor-inschrijving "ticket" is het maw niet mogelijk om te achterhalen of iemand voor-ingeschreven is. Voor dag licenties wordt er een niet unieke 90000000 barcode voorzien die NIET herkend wordt door de VwbRit software. Ook de QR code op het ticket (waarin het ticket nr zit) wordt niet herkend.
